dreamweb.pl

Gmail już dawno przestał być narzędziem dla geeków. Korzystają z niego miliony ludzi, wśród nich wielu mniej zaawansowanych, na całym świecie. Jednak nawet te bardziej doświadczone osoby ograniczają się jedynie do wykorzystywania podstawowych funkcji klienta pocztowego Google. W kilku krokach pokażemy, jak zmaksymalizować potencjał aplikacji.

Krok pierwszy – etykiety

Nie jest dobrym pomysłem oznaczanie nimi wiadomości w zależności od nadawców. To tylko wprowadza zamieszanie. Znacznie lepiej skorzystać ze sprawdzonego modelu Getting Things Done. Dodawać etykiety, które przypominają, że coś trzeba zrobić, że na dany e-mail trzeba odpisać albo w jakiś inny sposób zareagować. Wreszcie warto dodać specjalne oznaczenie dla zakończonych wątków. Należy je również archiwizować.

Rys.1 – Przykładowy system etykiet w Gmailu

Krok drugi – filtry

Tutaj można podzielić e-maile, wykorzystując jako główne kryterium nadawcę. Jeśli wiadomości od danej osoby są pilne i wymagają natychmiastowej reakcji, najlepiej automatycznie dodawać do nich etykietę „Działanie”. Prywatnym nadawcom warto przyporządkowywać jakieś mało priorytetowe oznaczenie – na przykład „Na później”. W ten sposób użytkownik bez otwierania e-maila będzie wiedział co to takiego.

Krok trzeci – przygotowanie zakładki „Nieprzeczytane”

Bardzo prosty trik, który ułatwia dostęp do najnowszych wiadomości. Najpierw trzeba wpisać w wyszukiwarkę Gmaila frazę „is:unread in:inbox”. Następnie dodać stronę z rezultatami do zakładek. Potem w ustawieniach przypisać zakładce łatwe do zapamiętania słowo kluczowe. Po jego wpisaniu w pasek adresu przeglądarki, strona z nieprzeczytanymi e-mailami otworzy się automatycznie.

Rys.2 – Konfiguracja zakładki w Firefoksie

Krok czwarty – integracja z Kalendarzem

Osoby korzystające z Gmaila i Kalendarza Google powinny połączyć obie aplikacje. Należy w tym celu przejść do ustawień Gmaila i w zakładce Laboratorium włączyć gadżet Kalendarz Google. Pod oknem czatu po lewej stronie pojawi się nowy panel wyświetlający najbliższe wydarzenia. Można tutaj nawet dodawać kolejne elementy – automatycznie zostaną one przesłane do głównego kalendarza.

Krok piąty – anulowanie wysyłania

Jedna z najbardziej przydatnych wtyczek dostępnych w Laboratorium. Opóźnia wysłanie wiadomości o 5 lub 10 sekund (da się to ustawić w opcjach). Dzięki temu użytkownik ma czas, aby kliknąć Cofnij jeśli zauważy w wiadomości lub na liście adresatów błąd.

Rys.3 – Dodatek „Cofnij wysyłanie” w Laboratorium Gmaila

Krok szósty – gesty myszy

Kolejny ciekawy dodatek z Laboratorium. Obsługa gestów myszy denerwuje wielu internautów – inni nie potrafią jednak bez niej żyć. Do tej drugiej grupy skierowano omawianą wtyczkę. Google zaznacza, że w pełni działa ona tylko w Windows. Inna przydatna wtyczka to Domyślnie użyj opcji „Odpowiedz wszystkim”. Skierowana do osób często korzystających z wiadomości grupowych.

Krok siódmy – wiele skrzynek odbiorczych

Dodatek z Laboratorium skierowany do najbardziej zaawansowanych użytkowników. Tworzy dodatkowe inboksy, które da się zapełnić wiadomościami według dowolnych kryteriów. W jednej mogą znajdować się na przykład e-maile pilne, w drugiej wymagające odpisania w ciągu kilku dni, trzecia świetnie sprawdzi się jako wyszukiwarka.

Rys.4 – Konfiguracja wielu skrzynek odbiorczych w Gmailu

Krok ósmy – tajemniczy plus

Przydaje się wtedy, gdy filtry przestają wystarczać. Użytkownik może dodać do swojego loginu symbol plusa i dodatkowy parametr – na przykład jan.kowalski+praca@gmail.com. Podając taki adres współpracownikom lub dodając go do CC w wysyłanych wiadomościach, internauta zyskuje pewność, że zwrotny e-mail otrzyma odpowiednią etykietę.